ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

Глава 6

Общие понятия и регламентирование делопроизводства

Одним из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит прежде всего из документов.

Общий правовой режим работы с информационными документами установлен Федеральным законом от 20.02.95 г. № 24 «Об информации, информатизации и защите информации». В законе наряду с другими положениями определены ключевые понятия в области создания документов, в частности дано определение термина «документ».

I Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и обеспечивающими ее юридическую силу. Про- | цесс создания документов называется документированием.

Документы выполняют ряд важных функций, главными из которых являются информационная, управленческая, правовая, коммуникативная, учетная, культурная, историческая.

Документирование в фармацевтическом менеджмента предполагает выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций, разработку и оформление документов в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и государственных стандартов.

Само по себе документирование не решает всех проблем, связанных с документальным обеспечением управления фармацевтической организацией. Процесс создания документов дополняется организацией работы с ними, которая включает такие важные процедуры, как регистрация, систематизация, передача, хранение, контроль исполнения. Процедуры работы с готовыми документами объединяются понятием документооборот.

,Делопроизводство — это деятельность, охватывающая доку" ментирование и документооборот.

Персональную ответственность за составление, сохран- ость и правильное оформление документов в фармацевтиче- кой организации несет ее руководитель.

Основной принцип ірганизации делопроизводства — целесообразность.

Нормы, регламентирующие делопроизводство, закрепля- тся в правовых актах различного уровня. Важную часть нормативной базы делопроизводства составляют регламенты, из- іаваемьіе федеральными органами исполнительной власти Госстандарт РФ, Росархив, Минюст и др.), а также различ- t ыми ведомствами.

Документация, которая создается в фармацевтических ор- анизациях в процессе управленческой деятельности, называ- тся организационно-распорядительной (ОРД).

Культура создания документов предполагает выполнение но] , содержащихся в государственном стандарте «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенном в действие с 1 ав- уста 1998 г.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает юридическую силу документов; качественное, своевременное их составление и исполнение; оперативный их поиск; систематизацию и организацию хранения.

При создании документов на бумажных носителях могут »ыть использованы два формата: А4 (стандартный лист) и А5 половина листа). Реже применяют листы с форматами АЗ и Поля на листе бумаги должны быть не менее: верхнее — 0 мм, нижнее —-10 мм, левое — 20 мм, правое — 10 мм.

Документы изготавливают, как правило, при помощи пе- атающих устройств, средств вычислительной техники и го- •аздо реже пишутся от руки (например, докладная записка, аявление).

При изготовлении документов на двух и более страницах ;торая и последующие страницы нумеруются.

Документы могут иметь утвержденные Постановлениями осстандарта РФ унифицированные формы (например, доку- енты по учету кадров) или создаваться в произвольной фор- Однако в обоих случаях документ должен содержать опре- еленный набор реквизитов.

В соответствии с действующим стандартом возможны два варианта расположения реквизитов: продольный и угловой. Пр эльный способ предполагает размещение реквизитов за- оловочной части документа (наименование организации, Правочные данные об организации, наименование вида документа, место составления или издания, дата документа, репарационный номер) вдоль верхней части листа с центров

кой, т.е.

с равным удалением каждой строки от левого и правого полей. При угловом расположении эти реквизиты помещают в верхней левой части листа

Организационно-распорядительная документация включает 3 группы документов: организационные, распорядительные, информационные.

Организационные документы позволяют упорядочить работу организации и ее отдельных структур. Порядок составления некоторых организационных документов (положение о подразделении, функционально-должностная инструкция) был рассмотрен нами ранее в главах 2 и 3 данного раздела.

Распорядительные документы предназначены для оформления управленческих решений. К основным видам распорядительных документов в организации относятся приказы, протоколы, распоряжения, указания.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующей на основе единоначалия, в целях

решения основных и оперативных задач.

Приказы подразделяются на два вида: по основной деятельности и личному составу. К приказам по основной деятельности относятся правовые акты, отражающие управленческие решения по организации, финансированию, планированию, отчетности, контролю деятельности, а также основным вопросам снабжения и реализации фармацевтической продукции.

Приказы по личному составу издает руководитель в случаях оформления приема на работу, перевода на другую работу, увольнения с работы, предоставления всех видов отпусков, командирования работника, его поощрения или наложения дисциплинарного взыскания. Для большинства приказов по личному составу разработаны унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России № 26 от г.

В число реквизитов заголовочной части приказа, помимо основных, дополнительно включается заголовок к тексту, который начинается с предлога (например, «Об инвентаризации», «О реализации мероприятий...»).

Подписывает приказ руководитель. Датой приказа служит дата его подписания. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его » действие.

Нумерация для приказов сплошная в пределах календарного года, отдельно для приказов по основной деятельности и приказов по личному составу. Структура этих разновидностей приказов также различна.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двУ* частей: констатирующей и распорядительной. В констатирУ*0

щей части излагаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа. В тексте распорядительной части используется форма глагола повелительного наклонения, она начинается словом «Приказываю:», которое печатается на отдельной строке.

Распорядительная часть, как правило, делится на пункты. Каждый пункт начинают с указания конкретного действия (например, «Назначить...», «Провести...», «Направить...»), далее указывают исполнителей и срок исполнения. Если приказ допо .яет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы и их сдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. В последнем пункте распорядительной части приказа указываете должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

В тексте приказа по личному составу констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается глаго- ло обозначающим действие: «Назначить...», «Перевести...», «Пре“^ставить...», «Объявить благодарность...» и т.д. Далее укрывают Ф.И.О., должность, структурное подразделение, даі^. Приказ по личному составу содержит основание — ука- зани документа, послужившего основанием для издания при* а. С приказом должны быть ознакомлены все поиме- нова_ ые лица, которые расписываются на одном экземпляре. Информация, содержащаяся в приказах по личному составу, * . правило, фиксируется в трудовых книжках.

П текущим оперативным вопросам руководители могут изда. гь распоряжения и указания, составляемые аналогично прик ам. Констатирующая часть текста в них отделяется от ра орядительной словами: «Предлагаю...», «Обязываю...», «Р омендую...», «Считаю необходимым...

».

T токол — документ, которым фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях, конференциях.

Особенностью реквизитной части заголовка протокола яв- Лярт'~» указание наименования коллегиального органа. Текст 5* -окола состоит из двух частей: вводной и основной. й вводной части протокола в обязательном порядке указывается председатель (фамилия и инициалы), секретарь (фами- Лйя и инициалы), присутствующие, повестка дня. Если количество присутствующих более 15 человек, то составляют отдельный список, а в тексте протокола указывают только ощ( количество. Основная часть протокола состоит из раз- £Єло соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «Слушали:», «Выступили:», «По- становили:» («Решили»). Протокол подписывают председательствующий на заседании и секретарь. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Дата протокола — это дата проведения совещания.

Информационные документы в отличие от распорядительных не обязательны для исполнения, но они содержат сведения, необходимые для полноценной деятельности организации.

Письма — документы, которые пересылаются по почте, с курьером, электронной почтой и др.

Письмо содержит следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений (если они имеются), подпись руководителя, Ф.И.О. исполнителя, его телефон.

По своему назначению и содержанию письма могут быть письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-приглашениями, информационными, гарантийными, инструктивными и др.

Название вида документа, т.е. слово «письмо», не указывается (за исключением гарантийного письма). Письма составляются в двух экземплярах — первый после регистрации отправляется адресату, а второй хранится в деле.

Содержание письма должно быть лаконичным, убедительным, корректным.

Объяснительная записка составляется по различным производственным вопросам, она должна иметь дату, указание об адресате, подпись составителя. Текст объяснительной записки составляют в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям.

<< | >>

↑

Источник: Багирова В.Л.. Управление и экономика фармации.2004. 2004

Еще по теме ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ:

- Менеджмент и маркетинг -

- Гомеопатия в медицине - Диетология - Защита от несчастных случаев - Здравоохранение - Иммунология - Лекарственные средства - Нетрадиционная медицина - Основы экономической фармации - Педиатрия - Первая помощь - Психология - Тактическая медицина - Фармация - World-Books.biz