<<
>>

Организация документооборота

Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые на предприятии и используемые его работниками в процессе управления (внутренние).

Входящие документы проходят регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение. Доку' ментооборот исходящих документов включает регистрацию # отправку, а внутренних документов — направление на исполнение, контроль исполнения и передачу в дела.

Одной из основных процедур работы с готовыми документам] шляется их регистрация.

Регистрация документов — это фиксирование создания или поступления документа проставлением на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

F истрации подлежат все документы, требующие учета, исп< нения и использования в справочных целях (распорядки »ные, учетные, статистические бухгалтерские, кадровые и ДР*д Регистрируют входящие, исходящие и внутренние документы.

Документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники или машинописного заполнения форм. Для достижения информационной совместимо- и регистрационных данных и поисковых систем установлен едующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автс название вида документа, дата и индекс поступления, загс вок документа, резолюция, срок исполнения, отметка об і юлнении, отметка о направлении документа в дело. Со- стаг »бязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации ожет быть дополнен другими реквизитами: расписка ис- олнителя о получении документа, отметка об исполнителе я писем обязательно), количество листов и приложений, ок хранения и др.
Регистрация документов должна быть лько однократной. Документы регистрируют в день их по- упления, создаваемые — в день утверждения или подпиния. Входящие, исходящие и внутренние документы ре- гжг іруются отдельно в регистрационных журналах или на кар шах, или на магнитных носителях. Специальные доку- мен [ (финансовые, плановые, бухгалтерские и др.) регист- Рир it в соответствующих подразделениях. В каждой организм їй есть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Ис лнете документов предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписа- ни (утверждение), подготовку к пересылке адресату

Пр оперативном решении вопросов без составления дополни льных документов исполнитель делает отметки на до- УМен о дате поступления, дате и результате окончательного сПол ния.

Вс< зарегистрированные документы подлежат контролю. еДьк сонтроля является обеспечение своевременного и клятвенного исполнения документов. Контроль осуществляют

руководители и ответственные исполнители. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарньд днях с даты их подписания (утверждения), а поступивших из других организаций — с даты их поступления. Срок исполнения может быть типовым, который устанавливается законами и иными нормативными правовыми актами, и индивидуальным, определяемым руководителем организации. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. На документе и в регистрационных формах проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

Систематизация документов, экспертиза ценности, хранение и уничтожение документов

Завершающим этапом делопроизводства является подготовка дел и передача их в архив. Этот этап можно условно разделить на несколько стадий: формирование дел, экспертиза ценности дел,

S оформление и передача в архив. обеспечение сохранности. описание и уничтожение.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в соответствии с действующей номенклатурой.

Дело — совокупность документов, сформированных ПО какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку* оформленную по определенным правилам.

Номенклатура дел — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исп< ненных документов в дела, систематизации и учета дел, оп деления сроков их хранения. Номенклатура дел составляе’ по установленной форме и включает следующие реквизи

аименование организации, наименование вида документа, ату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования. Номенклатура дел используется при построении информационно- оисковой системы и является основой для составления опи- й дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, оменклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной омиссией (ЭПК) государственного архива, которой докумен- .1 передаются на государственное хранение, и утверждается оводителем организации. Содержательная часть номенкла- ры дел представляет собой таблицу из 5 граф: индексы дел, .головки дел, количество дел (томов, частей), срок хранения, омера статей по перечню, примечания.

В номенклатуре дел фармацевтической организации должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые вопросы ее дея- льности. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При формировании документов в дела учитывают следующие [ризнаки заведения дел: номинальный (по виду документа;; предметно-вопросный (по содержанию документа); автс кий (по автору); корреспондентский (с кем ведется переш са); географический (по региону); хронологический (по ■ риалам). В дело помещают документы, которые своей со- -ржятельной частью соответствуют заголовку дела. При фор- мир ании дел необходимо соблюдать следующие общие правилі помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по •менклатуре; компоновать вместе все документы, относя- иеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело до- енты одного календарного года, за исключением преходя- их дел; раздельно группировать в дела документы постоянно хранения и временных сроков хранения. В дело не •мещают документы, подлежащие возврату, лишние экземп- ■ры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов. Доценты внутри дела располагают в хронологической, воп- * сно-логической последовательности или их сочетании. Рас- Фядительные документы формируют в дело по видам и °нологии с относящимися к ним приложениями.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать 'Держанию находящихся в них документов. В состав заго- 'ВКа Дела входят элементы, расположенные в следующей по- еДов шьности: название вида документа, краткое содержа- е> дата (период за ... год).

т/ енты> помещенные в дело, должны иметь подписи, ТУ, индекс, отметку «В дело». Переписка группируется, как

правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-ответ помещают за документом-запросом.

С момента заведения и передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители несут ответственность за сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатуру дел или выписку из нее помещают на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек указывают индексы по номенклатуре дел.

По истечении календарного года в каждой фармацевтической организации дела либо сдают в архив, либо хранят краткие сроки и уничтожают. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов постоянно действующей экспертной комиссией. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного, временного (более 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного хранения (до 10 лет) описи не составляются, по истечении сроков хранения они уничтожаются в установленном порядке. Документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или иное культурное значение, передаются на государственное хранение.

Глава 7

<< | >>
Источник: Багирова В.Л.. Управление и экономика фармации.2004. 2004

Еще по теме Организация документооборота:

  1. 4.5. Документооборот фармацевтических организаций
  2. 2.1. Организации фармацевтической системы как объекты управления. Внутренняя среда организаций
  3. Глава 4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АПТЕЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ПО ОТПУСКУ ТОВАРОВ
  4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РОЗНИЧНЫХ ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
  5. ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
  6. Требования к руководителям фармацевтических организаций
  7. 7.2. Эффективность управления организацией
  8. Регламентация деятельности организации
  9. ГЛАВА 7ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ
  10. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УЧЕТА НА ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОМ ТОРГОВОМ ПРЕДПРИЯТИИ
  11. 7.1. Оценка деятельности организации
  12. 2.2. Составляющие успешной деятельности фармацевтической организации
  13. Экономическая система фармацевтической торговой организации
  14. ТОВАРНАЯ ПОЛИТИКА ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
  15. Свойства и архитектоника фармацевтической организации
  16. Организация труда и заработной платы
  17. 2.7. Внешняя среда фармацевтических организаций