4.9. Автоматизированные системы управления и информационно-управленческие системы в фармации. Перспективы автоматизации и компьютеризации управленческих процессов в фармации

Высшей формой комплексного использования технических и технологических средств информации с целью повышения эффективности управления производственной, административной деятельностью организации, роста производительности труда, совершенствования методов планирования и регулирования процессами управления являются автоматизированные системы управления (АСУ).

АСУ могут характеризоваться как совокупность взаимосвязанных экономико-математических методов и средств научного управления различными сферами человеческой деятельности. Они повышают обоснованность принимаемых управленческих решений, оперативность и надежность управленческой деятельности в целом.

Особенностью построения современных автоматизированных систем управления является иерархичность, соответствующая многоуровневой организации системы управления экономикой. При этом все уровни взаимосвязаны, что позволяет осуществлять объединение ресурсов, синхронизацию целевых комплексных программ, направленных на развитие той или иной отрасли.

Проектирование АСУ предполагает проведение разработок по ряду составляющих частей, обеспечивающих определенные процессы функционирования системы в целом. Выделяют следующие виды обеспечения АСУ: информационное, математическое и программно-техническое. Информационное – предусматривает подготовку статистических сведений и первичной документации; инструкции подразделениям и лицам, связанным с функционированием системы; экономические расчеты и др. Математическое обеспечение состоит в установлении математических и логических зависимостей между осуществляемыми показателями и осуществляется инженерами-постановщиками задач для АСУ. Программно-техническое обеспечение включает ЭВМ, средства связи, пакеты программных комплексов.

В настоящее время, когда накоплен значительный опыт организации, переработки информации на ЭВМ, автоматизированные системы управления призваны обеспечивать продвижение любых типов информации об управляемых объектах и о внешней среде, поступлении информации о новых методах и средствах работы, о новых явлениях в производстве, экономике, науке и технике для обеспечения более высокого современного уровня управления, а также накапливать, хранить и обновлять всю информацию, обеспечивая поиск необходимых сведений и их анализ.

Основной комплекс задач, решаемых АСУ, представлен на рисунке 4.4.

Рис. 4.4. Комплекс задач АСУ

Использование ЭВМ в медицинских исследованиях и обработке их результатов, компьютеризация методов диагностики заболеваний, автоматизация статистических процессов явились предпосылкой к созданию автоматизированных систем управления в здравоохранении.

В зависимости от конкретных задач отраслевые АСУ здравоохранения подразделяются на: системы организационного управления, предназначенные для автоматизированной обработки статистических сведений, историй болезни, формирования информационно-справочных систем, анализа качества медицинского обслуживания и др.; системы управления медицинскими процессами, которые позволяют осуществлять автоматизированный контроль за состоянием тяжелобольных, поддержание жизнедеятельности организма  при угрожающих состояниях, обработку лабораторных исследований и т.д.

АСУ "Фармация" предусматривает комплекс задач, направленных на улучшение лекарственного обслуживания населения: организацию эффективного лекарственного снабжения на основе анализа и планирования потребности в лекарственных препаратах и изделиях медицинского назначения; учет товарных запасов и их движения во всех звеньях сбытовой системы; контроль за деятельностью поставщиков товаров медицинского и аптечного ассортимента; выполнение управленческих задач, связанных с  планово-финансовой деятельностью, бухгалтерским учетом, учетом кадров, информационно-справочным обеспечением и т.д.

В отличие от АСУ, используемых на разных уровнях иерархии управления, информационно-управленческие системы (ИУС) служат для информационного обеспечения управленческих функций руководителей конкретных организаций. Цель ИУС состоит в том, чтобы помочь руководителям справиться с потоком информации внутри и вне организации, учитывать ее воздействие на деятельность организации и принимать эффективные решения.

Информационно-управленческая система не является всеобъемлющей интегрированной системой сбора, хранения и распространения информации как АСУ, а скорее состоит из ряда информационных систем, каждая из которых служит для обеспечения принятия решений в какой-либо конкретной области. То есть ИУС принимает во внимание различия между уровнями управления, сферами действия, а также внешними обстоятельствами и дает каждому руководящему работнику информацию того типа и качества, которая ему необходима. При этом ИУС не обязательно предполагает использование компьютеров.

Для формирования эффективных ИУС все виды управленческой деятельности в зависимости от информационных потребностей руководителей разделены на три категории: стратегическое планирование; управленческий контроль; оперативный контроль.

Эти категории деятельности примерно соответствуют функциональным обязанностям руководителей высшего, среднего и низового звеньев.

Информационное обеспечение первой категории управленческой деятельности включает, как правило, вопросы будущего взаимодействия между организацией и средой относительно изменения ее целей, использования и размещения ресурсов для достижения этих целей и др.

Информация для управленческого контроля необходима руководителям и высшего, и среднего звеньев и должна поступать как из внутренних, так и из внешних источников. Обусловлено это тем, что данная категория управленческой деятельности направлена на производство и требует информации о работе подразделений, производительности, конкурентах и др.

Информация для целей оперативного контроля должна быть точной, узкоспециальной, поступать почти всегда из внутренних источников, поскольку призвана способствовать эффективному и квалифицированному выполнению конкретных задач подразделений или организации в целом.

Общие подходы к проектированию ИУС предполагают пять этапов. Анализ системы принятия решений. Процесс начинается с определения всех типов решений, для принятия которых требуется информация.

Таким образом, эффективность ИУС зависит от того, учтены ли на этапе проектирования потребности конкретных руководителей, обучены ли пользователи работе с ИУС, от степени экономичности самой системы и др. Кроме того, эффективности ИУС способствуют достижения в области технологии обработки информации, внедрение компьютеров в управленческий процесс.

Автоматизированные системы информационного обеспечения управленческой деятельности должны способствовать свободному доступу руководителя к информации, возможности анализировать, оценивать ее полноту и пригодность для обоснования принимаемого решения, в диалоговом режиме участвовать в процессе принятия решений.

Широкое распространение в фармации получили автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) о лекарственных средствах. С целью повышения  оперативности, полноты и точности информационного обслуживания медицинских и фармацевтических работников, оказывающих специализированную помощь, были созданы АИПС о лекарственных средствах, применяемых в пульмонологи, гастроэнтерологии, психоневрологии, стоматологии, дерматологии и др.

Мощным импульсом реализации и развития диалоговых режимов управленческого работника с ЭВМ являются широко создаваемые в последнее время автоматизированные рабочие места (АРМ).

АРМ – это оснащенное средствами вычислительной техники рабочее место руководителя или специалиста для осуществления автоматизированной переработки и отображения информации, необходимой для выполнения производственных заданий.

В соответствии с функциональными обязанностями пользователя обычно выделяются три типа АРМ: первых руководителей, то есть лиц, принимающих решения; функциональных работников аппарата управления, осуществляющих подготовку и реализацию решений диспетчеров (референтов) по сбору и подготовке информации для принятия решений и управления процессами их реализации. АРМ руководителя должно быть многофункциональным, то есть обеспечивать возможность автоматизированного выполнения всех необходимых операций с любыми формами информации: тексты, графики, видео и звукозаписи. Для этого все сведения должны накапливаться в соответствующих базах данных АРМ и извлекаться из них в режиме диалога с ЭВМ.

Наиболее эффективными и перспективными в качестве конечных вычислительных устройств считаются проблемно-ориентированные автоматизированные рабочие места управленческого персонала (АРМ - У), обеспечивающие реализацию следующих функций: сбор, контроль, регистрация и хранение данных; эффективный доступ к информации, ее оперативная обработка и отображение; решение в диалоговом режиме функциональных задач пользователей; оперативный доступ к базам данных других ЭВМ; доведение до объектов управления соответствующего управленческого воздействия; информационное обслуживание совещаний.

Альтернативными вариантами существующих организационных АСУ в настоящее время выступают системы автоматизированных рабочих мест (САРМ), которые представляют собой функционально-ориентированные АРМ, организованные на базе персональных ЭВМ и объединенные в локальные вычислительные сети.

САРМ обладают высокой эффективностью, проявляющейся в быстрой реакции на внешние воздействия (работа в реальном масштабе времени), возможностью оперативной обработки информации и высоким уровнем автоматизации машинного обмена данными.

Представляя собой качественно новую организационную форму использования вычислительной техники, САРМ обеспечивают переход к автоматизации процессов подготовки и принятия управленческих решений на новой технологической основе.

В аптечных предприятиях и получающих распространение аптечных сетях особое значение имеет автоматизированная система учёта товародвижения. В такой системе автоматизирован процесс розничных продаж и других видов отпуска товаров. В системе комплексной автоматизации аптек выделяют модули учёта льготных рецептов, модули размещения информации в различные справочные системы, модули аналитической обработки информации, могут быть включены модули бухгалтерского учёта и взаиморасчётов с поставщиками.

Информационно-технологическое обеспечение процесса товародвижения в аптеке позволяет значительно сократить время на обработку учетно-отчетной документации, более точно обосновать заявку на товары аптечного ассортимента и оптимизировать товарные запасы, контролировать своевременную реализацию лекарственных средств с ограниченным сроком годности, исследовать рынок поставщиков медицинской продукции с целью их выбора для заключения договоров, вести расчеты с поставщиками товара, осуществлять контроль и анализ эффективности работы структурных подразделений и сотрудников аптеки, информировать население о наличии лекарственных средств в аптеке.

Технология труда руководителя характеризуется тем, что он должен завершить весь процесс работы с информацией и на основе предложенных проектов принять по данному вопросу окончательное решение. Полнота и достоверность информации существенно влияют на эффективность решения.

Руководитель оптово-посреднического фармацевтического предприятия или аптеки должен располагать полным объемом управленческой, научно-технической, экономической, социальной информации. Благодаря внедрению автоматизированного рабочего места он может получать необходимые оперативные сведения в должном объёме.

Экономический эффект от внедрения АРМ возникает за счет снижения трудоемкости обработки и анализа информации.

Перспективным направлением совершенствования управленческих процессов является повсеместное создание компьютерных сетей, внедрение новых технологий, экспертных систем (систем знаний), автоматизированных обучающих систем (АОС), использование сети Internet.